KI-Einführung & Copilot im Mittelstand Erst die Aufgabe. Dann das Werkzeug.

„Copilot for Microsoft 365" ist nicht mehr die aktuelle Bezeichnung. Microsoft unterscheidet heute zwischen Microsoft 365 Copilot Chat, Microsoft 365 Copilot Business und Microsoft 365 Copilot. Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Abonnements ohne zusätzliche Lizenz enthalten und arbeitet hauptsächlich mit Informationen aus dem Web. Der Zugriff auf Arbeitsdaten über Microsoft Graph setzt eine Copilot-Lizenz voraus. Microsoft 365 Copilot Business ist für Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern gedacht, Microsoft 365 Copilot deckt auch größere Lizenzumgebungen ab. Beide bringen Copilot in Anwendungen wie Word, Excel, Outlook und Teams. Auf Unternehmensdaten greifen sie nur im Rahmen der Berechtigungen des angemeldeten Nutzers zu.

Bei einem mittelgroßen Tenant dauert das Audit in der Regel rund 14 Tage. Die anschließende Bereinigung mit Berechtigungen und Sensitivity Labels benötigt häufig 30 bis 45 Tage. Nach etwa 60 Tagen folgt der erste Drift-Check. Entscheidend ist nicht nur die Zahl der Mitarbeiter: Historisch gewachsene Berechtigungen, externe Freigaben und Sites ohne eindeutigen Eigentümer können den Aufwand deutlich erhöhen.

Je nach Variante und Vertragsmodell liegt der Microsoft-Listenpreis derzeit grob zwischen 18 und 28 Euro pro Nutzer und Monat, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer und der benötigten Microsoft-365-Basislizenz. Eine monatlich kündbare Variante kostet mehr als ein Jahresabonnement. Zur Lizenz kommen die Aufwände für Datenbereinigung, Einführung und Betreuung. Den aktuellen Preis rechnen wir deshalb im Angebot aus, statt eine Zahl fest auf der Website zu versprechen.

Nein. Ein Pilot lohnt sich dort, wo sich Aufgaben oft wiederholen und genug Volumen für eine messbare Verbesserung vorhanden ist. Wenn ein Vorgang jedes Mal anders abläuft oder kaum Zeit bindet, wird auch Copilot daraus keinen guten Anwendungsfall machen. Das sagen wir im ersten Gespräch offen.

Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Häufige Kandidaten sind die Vorbereitung von Angeboten und Anträgen, Zusammenfassungen aus Besprechungen, die Vorsortierung von E-Mails und Recherche für den Vertrieb. Ob daraus ein tragfähiger Fall wird, entscheidet der Pilot. Vorher legen wir fest, was gemessen wird und welcher Wert erreicht werden muss.

Der AI Act unterscheidet verbotene Praktiken, Hochrisiko-Systeme, Anwendungen mit Transparenzpflichten und Systeme mit minimalem Risiko. Social Scoring gehört zu den verbotenen Praktiken. KI zur Bewerberauswahl, Mitarbeiterbewertung oder Bewertung der Kreditwürdigkeit natürlicher Personen kann in den Hochrisikobereich fallen. Bei Chatbots und bestimmten KI-generierten Inhalten gelten Transparenzpflichten. Spamfilter zählen in der Regel zum minimalen Risiko. Welche Pflichten konkret gelten, hängt vom System, seinem Verwendungszweck und von der Rolle Ihres Unternehmens ab. Genau das klären wir vor der Freigabe.

Ja. Microsoft Foundry bietet neben Modellen von OpenAI auch Modelle von Meta, Mistral und weiteren Anbietern. Für ausgewählte Modelle ist auch ein lokaler Betrieb möglich, etwa mit Foundry Local auf Azure Local oder eigener GPU-Infrastruktur. Ob Cloud, lokaler Betrieb oder eine Kombination sinnvoll ist, hängt vom Anwendungsfall, dem Datenweg und dem Betriebsaufwand ab. Eine vorhandene Microsoft-Umgebung ist für uns der Ausgangspunkt, aber nicht automatisch die Entscheidung für ein bestimmtes Modell.

Nicht alles bleibt in der EU, und nicht alles geht in die USA. Microsofts EU Data Boundary deckt bestimmte Dienste und Tenant-Konfigurationen ab. Unter einzelnen Einstellungen kann trotzdem eine Verarbeitung außerhalb der EU stattfinden. Dazu gehören beispielsweise Flex Routing oder zusätzlich aktivierte Modellanbieter. Vor dem Pilot prüfen wir Tenant-Standort, aktive Einstellungen und Datenwege. Sensible Daten werden erst einbezogen, wenn klar ist, wo sie gespeichert und verarbeitet werden.

Der Zugriff lässt sich entfernen, indem die Copilot-Lizenz dem Nutzer entzogen wird. Das beendet jedoch nicht automatisch die Kosten. Bei einem Jahresabonnement läuft die Zahlung in der Regel bis zum Ende der vereinbarten Laufzeit weiter. Monatliche Vertragsmodelle sind flexibler, kosten aber mehr. Deshalb klären wir die Vertragsform vor dem Pilot und nicht erst nach einem Abbruch.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist erforderlich, wenn die geplante Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich bringt. Das betrifft nicht automatisch jeden KI-Anwendungsfall. Im Regelwerk bereiten wir Zweck, Datenwege, technische Schutzmaßnahmen und die benötigte Dokumentation vor. Ihr Datenschutzbeauftragter berät bei der Bewertung. Die Verantwortung für die DSFA und die Entscheidung über den Einsatz bleibt bei Ihrem Unternehmen.